4 outils pour s’organiser dans ses tâches quotidiennes

Que cela soit pour programmer nos futures publications sur les réseaux sociaux, prévoir nos prochains articles de blog ou encore pour planifier des rendez-vous, si nous n’avons pas les outils adaptés, il sera difficile de nous y retrouver ! 🙂 Mais heureusement, des plateformes existent afin de nous aider dans la gestion de nos tâches quotidiennes. Voici ceux que j’utilise régulièrement !

Trello

Je l’ai évoqué dans certains articles, Trello est la première plateforme que j’ai utilisé pour m’organiser. Je l’ai adopté dans la gestion de mes missions après un ras-le-bol général du format papier ^^ Si certaines personnes arrivent à s’en sortir avec un carnet, cela n’a malheureusement pas été le cas pour moi. Je me retrouvais avec des notes dans tous les sens, et des post-its entassés dans un coin de mon bureau. Je peinais à prioriser mes tâches puisque j’avais tendance à tout mettre au fur et à mesure (alors que la première tâche de la liste n’est pas forcément la plus importante. Difficile d’appliquer le concept du “premier arrivé, premier servi”).

J’ai alors définitivement boudé l’organisation papier pour me mettre sur Trello qui m’a beaucoup aidée ! A l’intérieur, vous avez la possibilité de tout organiser dans des tableaux et d’intégrer des étiquettes de couleur. Une vue sous forme de calendrier est même disponible si vous souhaitez avoir une vue d’ensemble sur ce que vous faites. Enfin, si vous travaillez en équipe ou que vous traitez avec des clients, une fonctionnalité permet de partager vos tableaux. Ce qui est pratique pour la validation de certains projets !

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Notion

Bien sûr, impossible de rédiger cet article sans vous parler de mon outil favori du moment, Notion. Bien que Trello soit efficace, si vous ressentez un jour le besoin d’avoir une organisation plus poussée, je ne peux que vous conseiller Notion. Bonus, vous pouvez tout à fait importer les tableaux créés depuis Trello. Cela vous évitera de tout retaper à la main et de perdre du temps. Le gros point fort de cet outil en ligne est sa capacité à rassembler les fonctionnalités de diverses plateformes telles que Excel, Asana, AirTable, Google Drive, etc.

Sur Notion, je dirais même que vous pouvez créer l’organisation qui vous ressemble. En effet, vous avez plus la main sur la mise en page et la forme de la gestion de vos projets. La flexibilité me manquait un peu sur Trello mais ce dernier reste tout de même très bien pour les projets d’équipe. Car oui, tout le monde ne peut pas être directement à l’aise avec Notion. Personnellement, je l’utilise pour gérer mon calendrier éditorial, mes publications sur les réseaux sociaux (pour savoir quoi poster quand et où), ma to-do list, et bien d’autres éléments essentiels pour Heaven Eden !

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Google Drive / OneDrive / Dropbox

Parce que vous serez sans doute amené à créer de nombreux documents et supports, je ne peux que vous conseiller d’investir dans un espace de stockage en ligne (plus communément appelé le “cloud”). Un disque dur externe peut également faire l’affaire mais j’ai personnellement une petite préférence pour les plateformes en ligne 🙂

Posséder un espace de stockage en ligne sur Google Drive, OneDrive ou encore Dropbox, c’est pouvoir sauvegarder ses nombreux documents mais aussi libérer de l’espace sur nos propres ordinateurs. Etant sous Windows, on m’a automatiquement intégré OneDrive mais j’utilise également Google Drive de temps à autre, notamment pour la rédaction de mes articles de blog.

Le véritable avantage du cloud (et je l’ai expérimenté il y a quelques jours à peine !), c’est que lorsque votre ordinateur est cassé ou volé, vous avez malgré tout une sauvegarde complète de vos données (si vous avez bien pensé à tout intégrer dans votre espace de stockage en ligne). Vous récupérerez donc l’ensemble de vos fichiers sur votre nouvel outil de travail et n’aurez pas le stress de savoir si vous pourrez un jour ou non revoir la couleur de vos documents.

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Calendly

Le dernier outil que je souhaitais évoquer avec vous est Calendly. Celui-ci permet à votre audience de réserver un rendez-vous avec vous ou un membre de votre équipe pour un coaching, un entretien de découverte, etc. Sur cette plateforme, vous avez la possibilité de donner un descriptif du rendez-vous et la façon dont ce dernier va se dérouler. Aussi, sachez qu’un mail personnalisé peut être envoyé à la personne qui a pris un rendez-vous. Ce mail contiendra le lieu de ce fameux rendez-vous et les instructions à suivre. Tout est mis en place afin de faciliter les démarches ! De plus, vous serez averti lorsqu’une personne réservera un créneau dans votre Calendly.

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