Organisation : 6 conseils pour bien débuter sur Notion

Organisation : 6 conseils pour bien débuter sur Notion

Il y a quelques mois, j’étais encore sur l’outil Trello pour l’organisation de mon planning. J’ai remarqué que de plus en plus de personnes passaient sur Notion et j’ai voulu tester par moi-même. Je n’ai pas été déçue ! Les fonctionnalités rassemblent celles de Word, Trello, Google Agenda, Airtable, Excel, et j’en passe ! Cet outil est devenu mon deuxième cerveau et me permet de tout noter sans oublier quoi que ce soit. Mais comment arriver à s’organiser quand on vient de débarquer sur Notion ? Je vous donne quelques pistes et conseils pour bien débuter !

1/ Il n’y a pas d’organisation parfaite

C’est un élément important que j’aimerai souligner dans un premier temps. L’organisation parfaite n’existe pas ! On voit une multitude de conseils sur le thème de l’organisation mais on ne doit pas perdre de vue qu’ils sont là pour nous guider et non pas nous dire « si vous n’adoptez pas cette façon de faire, vous allez échouer ». C’est à vous de voir et d’essayer ce qui vous convient le mieux. Ce qui marchera pour l’un ne marchera pas forcément pour l’autre. Nous avons tous une façon de faire qui est unique et propre à chacun. Donc on ne se décourage pas si on voit que le voisin avance plus vite que nous alors qu’il adopte la même organisation ! Peut-être que cette façon de faire ne nous convient pas tout simplement. Ecoutez-vous, il n’y a que vous qui puissiez connaître avec exactitude ce qui vous correspond.

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Comment bien débuter sur Notion ? Je vous donne 6 conseils pour commencer à vous organiser et trouver l'organisation qui vous convient ! - Heaven Eden

2/ Identifier les items les plus importants à mettre sur Notion

Avant de créer des pages sur Notion, voici quelques questions à se poser avant d’intégrer quoi que ce soit sur cet outil en ligne :

  • Cela va-t-il me servir et m’aider à mieux m’organiser ?
  • Est-ce plus pratique de passer sur Notion car cela sera plus simple à prendre en main ?
  • Est-ce que cela va m’éviter de passer par plusieurs outils et me permettre de tout centraliser ?

Il faut savoir que l’une des grandes forces de Notion est de permettre de tout gérer et organiser depuis une seule et même plateforme. C’est l’une des raisons pour lesquelles j’ai quitté Trello. Voici quelques exemples de changements d’organisation de mon côté :

  • Mes plannings et mes to-do lists se trouvaient sur Trello et j’ai tout déménagé sur Notion.
  • Mon calendrier éditorial était sur Excel avant d’être importé sur cet outil (et oui, vous avez également la possibilité d’importer vos fichiers ! C’est pratique puisque cela vous évitera de tout copier-coller et de gagner du temps).
  • Mon planning des réseaux sociaux était lui aussi sur Excel avant que je ne transfère tout sur Notion. J’ai alors une vue sous forme de calendrier, je peux intégrer des étiquettes de couleurs pour savoir sur quel réseau j’envoie chacune de mes publications, si le post a été programmé ou pas, etc.
  • Même process pour gérer mes coachings, les prospects, les clients, etc qui étaient aussi sur Excel !

3/ Bien classer par catégorie sur Notion

Ce que j’aime également sur Notion, c’est la possibilité de créer des pages et des sous-pages. Dans chacune d’entre elles, nous pouvons y intégrer… tout ce que l’on souhaite en fait ! Cela peut être un calendrier où nous allons y mettre nos rendez-vous, un tableau pour notre calendrier éditorial, une organisation sous forme de « galerie » pour gérer les plus gros projets, une simple to-do, etc. Les possibilités sont multiples (et j’avoue qu’au début, on peut facilement se perdre avec toutes ces fonctionnalités, mais on a rapidement la main dessus).

Une fois que vous savez exactement ce que vous allez intégrer sur Notion, il ne vous reste donc plus qu’à créer des pages pour chaque item. Dans chacune des pages créés, si vous ressentez le besoin de mieux trier et organiser, vous pouvez tout à fait inclure des sous-pages. C’est la solution que j’ai choisi pour les réseaux sociaux. Dans la page dédiée à ces derniers, j’ai créé deux sous-pages pour avoir d’une part mon calendrier de publication, et d’autre part ma promotion de contenus sur Pinterest (je vous en dis plus bientôt, stay tuned !).

Ce système de pages et de sous-pages avec la possibilité de personnaliser selon ses propres envies a été un élément décisif lors de mon passage sur Notion.

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4/ S’inspirer pour commencer, personnaliser son organisation ensuite

Quand je suis arrivée sur Notion, j’avais hâte de refaire mon organisation mais j’étais perdue à la fois face à toutes les fonctionnalités. Je ne savais pas par où commencer. Alors j’ai regardé des vidéos pour bien m’introduire sur le sujet et pour me familiariser avec l’outil. J’ai ensuite regardé du côté des templates pour voir ce qui pouvait me correspondre. Et là encore, Notion a tout prévu ! Si vous manquez d’inspiration ou d’idées, vous avez tout un tas de thèmes et de templates pour commencer.

Après quelques semaines passées sur Notion, vous allez voir que aurez envie de personnaliser l’outil à votre guise. C’est ce qui s’est passé de mon côté ! Plus vous aller avancer, plus vous allez vous rendre compte que tel élément est mieux placé par-là, plus vous allez avoir une organisation qui va être en accord avec vous et vos objectifs.

5/ Avoir une vue d’ensemble sur Notion

Même s’il n’existe pas de recette magique dédiée à l’organisation, ce que je peux tout de même vous conseiller est d’avoir une vue d’ensemble de vos tâches et votre planning. Voyez toujours plus loin ! Par exemple, lorsque vous faites vos to-do, ne vous contentez pas uniquement de prévoir vos missions et objectifs pour la semaine. Prévoyez celles de la semaine suivante, voire du mois entier. Cela permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble de vos projets !

Par exemple, j’ai créé une page dédiée à mon planning. Dans cette page, j’ai intégré des sous-pages qui correspondent à chaque mois de l’année. Et dans chaque mois, j’ai tout organisé en semaine avec des lignes et des colonnes. Ainsi, la semaine du 14 au 20 décembre, j’ai telles tâches pour lundi, mardi, mercredi, etc. L’avantage avec ce type d’organisation, c’est que j’ai aussi une visibilité sur les mois suivants. Cela ne se limite donc pas aux semaines.

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6/ Télécharger l’application Notion

Une chose basique mais qui peut vous servir : télécharger l’application mobile de Notion ! L’avantage, c’est que vous aurez tout sous la main. Dès que vous avez une idée, vous avez juste à aller sur votre smartphone et ouvrir l’application pour tout noter. J’avoue que cela me sert beaucoup lorsque j’ai des idées qui surviennent le soir ou durant ma pause midi. Et comme je n’ai pas tout le temps mon ordinateur à côté, j’attrape mon smartphone et le tour est joué ! Vous voyez, quand je vous disais que Notion pouvait vraiment servir de deuxième cerveau 😉

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