Dans mon article « Organisation : 6 conseils pour bien débuter sur Notion », je vous disais qu’il n’existait pas d’organisation parfaite. En effet, chacun a une façon de faire qui est unique. Une manière de s’organiser pour soi ne conviendra pas forcément pour quelqu’un d’autre. Par exemple, la technique Pomodoro va pour certaines personnes mais je n’y arrive personnellement pas, car je suis incapable de couper toutes les 25mn. J’ai besoin d’être focus longtemps et de faire ce que j’ai à faire sans interruption.
Mais comment arriver à s’organiser dans son ou ses activités ? En ce moment, je gère plusieurs projets dont 2 se sont rajoutés récemment (+ un nouveau qui devrait normalement arriver à la fin du mois). Donc autant vous dire que niveau planning, ça devient de plus en plus serré mais avec une bonne organisation, on peut toujours trouver le moyen de s’en sortir ! Même si chacun s’organise à sa manière, je vous donne quelques petites astuces que vous pouvez décider d’adopter 😉
Définir ses priorités pour mieux s’organiser
La première chose que je vous conseillerai est de définir vos priorités. Qu’est-ce qui est le plus important et le plus urgent à faire en ce moment ? Pour cela, aidez-vous des deadlines. Et si vous n’en avez pas fixé, il est temps de s’y mettre ! Lorsque nous avons une date butoir, ça facilite notre organisation puisque de cette manière, nous pourrons mieux agencer nos plannings de la semaine ou du mois. Cela s’applique aussi pour les toutes petites tâches de votre to-do list ! Si vous les repoussez à longueur de temps, vous finirez par ne jamais les faire.
Se poser les bonnes questions pour s’organiser
Ce paragraphe va plus concerner la gestion des réseaux sociaux mais cela peut aussi s’appliquer à d’autres domaines. Lorsque vous vous retrouvez submergé et que vous ne savez plus où effectuer votre communication, posez-vous ces questions :
- Qu’est-ce qui va m’apporter le plus de résultats ?
- Quels sont les avantages que je pourrais en retirer si je me focalisais plus sur tels canaux ?
- Quels sont les lieux où ma cible est la plus présente ?
De cette façon, vous optimisez votre temps tout en continuant à produire des contenus de qualité pour votre audience.
TOUT mettre dans son planning pour gérer ses activités
J’insiste bien sur le TOUT car il est plus facile de visualiser l’ensemble des tâches et missions que nous avons à faire. Même si vous avez une idée de ce que vous voulez effectuer tel jour à telle heure, notez-la quand même ! De 1, on évite les oublis. De 2, on a bien inscrit noir sur blanc que nous allons faire telle chose et si nous avons un imprévu, cela permet de mieux nous adapter par la suite.
Dans le passé, l’une de mes erreurs était de m’éparpiller au niveau de mon planning. J’avais des post-its dans tous les sens, et j’avais à côté un carnet où j’écrivais un peu tout et n’importe quoi. Il rassemblait ma to-do mais aussi des notes que je prenais de temps à autre. Pour y remédier, j’ai décidé de tout mettre dans Trello, un outil de gestion. De là, je pouvais mettre des étiquettes qui indiquaient l’urgence de mes tâches. Parce que mon organisation avait besoin d’être plus « travaillée », je suis passée sur l’outil Notion il y a 3 mois. Restez connectés, je vous en parle plus bas dans l’article ! 😉
En bref, faites en sorte de centraliser votre planning et vos tâches à UN endroit précis (to-do, réunions, rendez-vous, etc). Si vous êtes plus à l’aise avec des supports physiques (carnets, agendas), vous pouvez rester dessus. Pour les fans des formats numériques, je ne peux que vous conseiller des outils de gestion pour vous aider. L’important est que vous ayez vraiment une vue d’ensemble sur votre semaine ou votre mois.
La règle des 2mn
En matière d’organisation, il y a également une autre règle que j’apprécie. Il s’agit de celle qui concerne les « 2mn ». En quoi consiste-t-elle ? Si vous avez une tâche qui prend moins de 2mn, faites-la tout de suite. Si elle prend plus de temps, réservez-vous un créneau spécialement dédié à celle-ci. Et si cette tâche tombe pendant les deux heures que nous avions consacré à une autre qui est plus imposante ? Cela va dépendre de l’urgence de la petite tâche. Si ça ne peut vraiment pas attendre, on la fait immédiatement. Par contre, si on peut la faire après nos deux heures, on peut la laisser de côté en attendant. L’idéal est de vraiment rester focus sur notre gros bloc de temps sans être interrompu et distrait, sauf si c’est d’une importance majeure.
Se bloquer des jours et des heures précis dans son planning
Ce qui peut également vous aider au niveau de votre organisation est de vous bloquer des jours et des heures précis pour des tâches régulières. Par exemple, ce qui va être récurrent chaque semaine pour Heaven Eden sera la production de contenus et les réseaux sociaux. Pour la rédaction des articles de blog et leur mise en page, et mon émission de podcast, j’aime bloquer un créneau le mardi. Pour les réseaux sociaux, je vais plus bloquer le vendredi après-midi pendant 1h30 – 2h. Ici je parle en semaine, mais cela vaut aussi pour les mois ! Chaque fin de mois, je fais un recap et des analyses statistiques, et j’en profite aussi pour définir les objectifs du mois suivant. Pareil pour les sujets de mes articles, de ma newsletter ou des épisodes de mon podcast. Je les définis pour le mois à venir.
Pas plus de 3 priorités par jour pour bien s’organiser
Si vous ne voulez pas vous retrouver submergé par toutes les tâches et missions que vous avez à faire, je vous conseille aussi de ne pas fixer plus de 3 grandes priorités par jour. Ca permet d’avancer sereinement et de ne pas être pris de panique car on n’a pas pu tout faire. De plus, cela laisse du temps pour les petites tâches de la to-do ! Et si jamais l’une de vos priorités est plus longue que prévue, cela permettra tout de même de respecter vos 3 grandes missions du jour. Pour revenir à ce qui a été dit plus haut sur les deadlines, il est important de connaître vos délais. Si vous ne les connaissez pas, il sera plus difficile de bien vous organiser.
Les outils pour s’organiser dans ses activités
Quel que soit le support sur lequel vous gérez toute votre organisation, il est essentiel d’avoir un outil pour nous aider au quotidien. Asana, Trello, ClickUp, Notion… Vous en avez beaucoup qui existent sur le marché ! A vous de tester et de voir celui qui vous convient le mieux en termes de gestion. J’ai pour ma part une préférence pour Notion et je dois dire que ça m’aide pas mal pour gérer l’ensemble de mes projets. Auparavant, j’étais sur Trello, mais avec Notion, je vois encore plus loin. J’arrive à organiser en semaine, en mois et en trimestre. De plus, j’ai importé certains documents Excel sur cet outil en ligne car cela me semblait mieux d’un point de vue pratique. Si vous souhaitez en savoir plus sur Notion et l’essayer, je vous recommande mon article « Organisation : 6 conseils pour bien débuter sur Notion » !
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